„Meetings planen und moderieren ist eine Wissenschaft für sich.“
Nein, ist es nicht.
Es braucht nicht mehr als sieben Aspekte, um ein Meeting aufzusetzen und durchzuführen, das gute Chancen hat, das Ziel zu erreichen und von den Teilnehmern als gelungen empfunden wird.
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Apropos Ziel: Fokus.
Stellen Sie sich die Frage, welches Thema Sie im Meeting geklärt haben möchten.
Ein gutes Werkzeug ist die Methode „Blick zurück aus der Zukunft“.
Mit welchem Ergebnisstand würden Sie rückblickend das Meeting als gelungen bezeichnen?
Voila – Sie haben gerade den Fokus der Besprechung definiert.
Wichtig: Achten Sie während der Besprechung darauf, dass die Teilnehmer bei der Sache bleiben und sich nicht in Details oder Nebenthemen verlieren. Zögern sie nicht, ausufernde Diskussionen mit Verweis auf das Ziel des Meetings und die angesetzte Zeit zu stoppen und die Runde wieder einzufangen.
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Vorgehensplan
Erarbeiten Sie einen Vorschlag, wie die Gruppe das Thema schrittweise aufbereiten kann, so dass jeder der Teilnehmer das Problem wirklich versteht und seinen Beitrag leisten kann. Ein häufiger Ablauf wäre z. B. Beobachtungen/Ist-Zustand – Bedürfnisse/Soll-Zustand – Wünsche/Mögliche Massnahmen – Konkrete Bitten/Aktionen (Anmerkung: In der Gewaltfreien Kommunikation – GFK – nach Marschall Rosenberg wird jede gute Kommunikation nach diesem Muster aufgebaut). Eine guter Einstieg in das Meeting. Er zeigt den Teilnehmern, dass sie sich vorbereitet haben, systematisch vorgehen und nicht auf einen Frontalvortrag aus sind.
Wichtig: Es geht nicht darum, ein Meeting nach Plan durchzuziehen. Inspirieren Sie die Menschen in der Runde und geben Sie der Gruppe den Freiraum, einen gemeinschaftlichen Weg zu finden. Das Ergebnis könnte Sie vielleicht verblüffen.
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Agenda & Protokoll
Sicher kennen Sie die Situation, dass Sie eine Besprechungseinladung mit einem Titel wie „Abstimmung Delivery“ und einem dicken Verteilerkreis ohne weiteren Kommentar erhalten. Nahezu ein Garant dafür, dass die erste halbe Stunde des Meetings damit verbracht wird, das Ziel des Treffens in eher chaotischer Weise zu destillieren, weil jeder mit einer anderen Erwartungshaltung anrückt – und dann feststellt, dass dazu noch weitere Informationen eingeholt werden müssen.
Aus einem soliden Vorgehensplan ergibt sich meist direkt die Agenda des Meetings – eine wichtige Information, die die Teilnehmer auf das wirkliche Thema einstimmt und eine saubere Vorbereitung ermöglicht. Keine Besprechungseinladung ohne aussagekräftige Agenda. Wohlgemerkt, dass in der Agenda auch stehen kann, dass es sich um eine offene Zusammenkunft handelt, in der die Gruppe die Agenda ad hoc kreiert.
Sollten Sie feststellen, dass Teilnehmer trotz Agenda unvorbereitet in das Meeting kommen – zögern Sie nicht, diese im Meeting auf Ihre Erwartungshaltung hinzuweisen. Unvorbereitete Teilnehmer sind ziemlich äquivalent zu nicht vorhandenen und bilden häufig ein Hindernis für den Rest der Gruppe.
Wie die Agenda gehört auch ein Protokoll zu jedem Meeting. Altes Sprichwort: Was nicht geschrieben ist, ist nicht geschehen.
Kein Meeting ohne (kurzes und knackiges) Protokoll, in dem die Ergebnisse der Besprechung festgehalten werden. Dazu gehört eine Action List, in der verzeichnet ist, wer was bis zu welchem Zeitpunkt zu tun hat. Der Verteilerkreis schließt die Teilnehmer ein sowie die Personen, die nicht zum Meeting eingeladen wurden, aber informiert werden sollten.
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Teilnehmerkreis
Wer kann wirklich zum Thema beitragen? Sparen Sie sich Teilnehmer nach der Maßgabe „muss auch informiert werden“. Dafür gibt’s das Protokoll – siehe unten. Je kleiner der Teilnehmerkreis, desto größer die Chance, dass Nägel mit Köpfen gemacht werden. Rechnen Sie einfach mal zusammen, welche Summe Sie mit diesem Meeting gemessem am durchschnittlichen internen Tagessatz ihres Unternehmens ausgeben – und ob es das Wert ist.
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Moderation
Sie als Moderator sind verantwortlich für den Rahmen des Meetings.
Das einerseits behinhaltet die Vorbereitung (Raum, Beamer, Flipcharts, Stifte, Post-Its, Getränke, …). Sehr ätzend, wenn der PC mal wieder nicht mit dem Beamer kann oder der Moderator aus dem Raum rennt nachdem er merkt dass er nichts zum Schreiben hat.
Viel wichtiger noch: Sie sind Raumhalter für das Treffen. Während des gesamten Treffens agieren Sie aufmerksam, präsent und in aufrechter Haltung. Wenn Sie sich rumlümmeln und mit ihren Gedanken bei dem gestrigen Abend sind, werden es Ihre Teilnehmer nicht anders machen. Agieren Sie klar, unbeirrt, hilfsbereit und fokussiert wird das spätestens nach einigen Meetings Schule machen.
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Time Box
Meetings dauern so lange wie sie angesetzt sind. Und zwar genau so lange. Meist wird jede Minute ausgereizt – ob das nun wirklich notwendig ist oder nicht. Knappe Termine zwingen die Teilnehmer zu Fokus und „Butter bei die Fisch“. Trauen Sie sich einfach mal, den Outlook-Default von einer Stunde auf eine halbe runterzuschrauben. Und erinnern Sie die Teilnehmer regelmäßig an die verbliebene Zeit. Was hinten runter fällt, ist nicht wirklich wichtig und kann meist bilateral im Nachgang geklärt werden.
Zum Time Boxing gibt es verschiedene, spannende Techniken – separater Blog folgt.
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Encouragement
Es liegt an Ihnen, der Veranstaltung einen interaktiven Charakter zu geben. Ermuntern Sie die Teilnehmer, Fragen nicht aufzusparen, sondern sofort zu stellen. Stellen Sie klar, dass Sie keinen Frontalvortrag machen und dass das Meeting von den Ideen aller lebt. Nutzen Sie Vollendungsschleifen („Wollen Sie vielleicht mit Ihren Worten nochmal ausdrücken, was Sie gerade gehört haben?“), um sicherzustellen, dass Konzepte, die sie vermitteln wollen, auch verstanden werden.
Auch introvertierte Teilnehmer einer Besprechung habe oft Wichtiges beizutragen. Mitunter werden Meetings von wenigen Teilnehmern dominiert, die energisch auftreten und ihren Standpunkt ausschweifend darlegen. Eher introvertierte Teilnehmer fühlen sich dadurch verängstigt und reagieren mit Rückzug. Geben Sie ihnen die Chance, sich einzubringen. Trauen Sie sich, zu unkonventionellen Maßnahmen zu greifen – zum Beispiel zu einem Redestab, der reihum geht und jedem in der Runde die Gelegenheit gibt, seinen Standpunkt darzulegen. Das muss kein federgeschmücktes Stück Holz sein, ein (stummgeschaltetes) Handy tut’s auch.
Apropos Handy: Unterbinden Sie Email-Schreiben und Web Feeds lesen. Menschen, die das tun, haben wenig Interesse am Geschehen und gehören nicht ins Meeting.
Alles in allem keine Raketenwissenschaft. Vergessen Sie nie: Sie sind der Eigentümer der Besprechung. Sie haben die Aufgabe, die Befugnis und das Handwerkszeug, das Meeting so zu gestalten, dass das Ziel erreicht wird. Die Teilnehmer werden es Ihnen danken und mit Respekt vergüten – auch und insbesondere, wenn Sie hin und wieder klare Worte in die Runde werfen.